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Dématérialisation du courrier et du parapheur
Saint-Sulpice-la-Pointe| Action publiée depuis le09/11/2022| Actualisée le11/10/2024| Florian DEMAREST
statut :en cours
- prévue
- en cours
- réalisée
Synthèse
Mise en place depuis 2022 d’un logiciel de gestion du courrier dématérialisé qui permet à chaque service, chaque agent et chaque élu ayant une délégation de recevoir son courrier dans son espace en ligne.
Tous les courriers entrants ou sortants de la collectivité passent par le logiciel et sont envoyés depuis celui-ci.
Le traitement des envois courriers nécessitant une matérialisation est géré par un module complémentaire.
Actions
Acquisition d'une solution de gestion électronique de documents pour adapter la solution préexistante.
Mise en place du logiciel puis long cycle de formation des utilisateurs selon plusieurs niveaux (utilisateur, manager, signataire, élus).
Réception du courrier par le secrétariat de la mairie, numérisation et envoi aux personnes concernées.
Des consignes sont transmises pour le traitement des courriers entrants par les agents ou élus, et une chaine de modification/validation du courrier est automatisée.
Préparation du courrier sortant depuis l’application.
Signature de courriers, contrats et autres documents dans le parapheur électronique.
Résultats
Dématérialisation des courriers : moins de papier et d’énergie consommée, moins de maintenance des copieurs.
Les agents en télétravail peuvent continuer les tâches de réception/expédition de courrier depuis chez eux.
Les élus bénéficiant d’une délégation peuvent également recevoir et valider leurs courriers depuis n'importe où.
Le logiciel permet une historisation et une recherche simple des demandes usagers ou autres (fournisseurs, publicités).
Il permet aussi une harmonisation des mises en page et références des documents sortants.
Liens
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services2
- L'implication des services dans la coproduction des contenus et des projets (référents numériques dans les services, dont déconcentrés)
- Réduction du papier et des actions d'impression au sein de la collectivité.
