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Synthèse
De la saisie initiale à la décision finale, la conformité, en passant par la gestion des pièces : un dossier nécessite l’intervention de nombreux acteurs et organismes. L’ensemble des flux numériques entre le pétitionnaire, le service instructeur et les services internes ou de l’État se déroulent directement dans le logiciel métier et pour tout type de dossier : Permis d’aménager (PA), permis de construire (PC), déclaration préalable de travaux (DP), certificat d’urbanisme (Cu), le traitement du champ ADS est complet. Idem pour les dossiers fonciers : déclaration d’intention d’aliéner (DIA), acquisitions et cessions sont couvertes.
Actions
Nous avons déployé une solution logicielle nous permettant d'instruire les dossiers d’urbanisme et fonciers.
Avec la dématérialisation des procédures, l’instructeur doit disposer d’outils efficients pour
l’informer de tous les événements qui se produisent (dépôt de dossiers, pièces, réponse d’un
organisme, date de notification). L’application doit également lui permettre de sécuriser
les délais et traitements en un minimum de clics et de se concentrer sur ses tâches à valeur
ajoutée plutôt que sur la logistique et les outils connexes aux dossiers.
l’informer de tous les événements qui se produisent (dépôt de dossiers, pièces, réponse d’un
organisme, date de notification). L’application doit également lui permettre de sécuriser
les délais et traitements en un minimum de clics et de se concentrer sur ses tâches à valeur
ajoutée plutôt que sur la logistique et les outils connexes aux dossiers.
L'interface du logiciel avec les plateformes de l'État AD’AU et Plat’AU, permet de gagner en efficacité. En effet, ces interfaces permettent d’échanger et de partager des dossiers avec tous les acteurs de la chaine d’instruction (internes et externes). Le processus est facilité pour les demandes de consultation à des services externes, mais aussi pour le contrôle de légalité. Les échanges sont exclusivement numérique et les retours sont directement intégrés au logiciel.
De plus l'interface avec notre notre guichet unique (portail usager) nous permet de mettre à disposition des usagers des formulaires pour déposer des dossiers d'urbanisme et fonciers en ligne.
Résultats
Un réel confort pour les instructeurs, le logiciel facilite les processus. Une consultation de service est réalisée en quelques clics, alors qu'il était nécessaire par le passé d'émettre un courrier papier pour arriver au résultat. Il en est de même pour le contrôle de légalité qui est transmis de manière dématérialisée directement à partir du logiciel. Tous les acteurs qui interviennent dans les étapes d'un dossier d'urbanisme sont connectés via l'interface avec les plateformes de l'État AD’AU et Plat’AU, de cette manière toutes les démarches sont simplifiés, les retours sont plus rapides, ce qui permet à nos services d'être plus efficaces pour le traitement des dossiers.
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services8
- Des services cibles, parcours personnalisés ou sites dédiés par profil d'usagers
- Des transactions dématérialisées (carte de vie quotidienne, compte famille, paiement numérique, monnaie complémentaire…)
- L'accès aux droits et démarches administratives (information juridique, information pratique, services interactifs, médiation numérique…)
- L'accompagnement des agents aux usages du numérique et le développement de nouveaux métiers
- L'implication des services dans la coproduction des contenus et des projets (référents numériques dans les services, dont déconcentrés)
- Un guichet administratif unique local, citer les services ou délégataires partenaires, le lieu (Mairie, Maison de Service Au Public…)
- La formation au numérique des acteurs économiques et des agents territoriaux (nombre de journées)
- La mise en réseau des acteurs économiques via des plateformes de services
