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Synthèse
Une solution pour faciliter l’accès aux outils web de la collectivité et répondre aux besoins d‘information de tous les agents, y compris en mobilité.
Actions
➤ Co-conception de la solution
Un groupe de travail hétérogène mixant dix agents des différentes filières et grades et avec une antériorité plus ou moins longue dans la collectivité s'est réuni lors de 4 réunions. Les axes prioritaires ont ainsi été définis collectivement ainsi que le nom de l'Intranet Berrie (BERre + maiRIE) et sa mascotte : une abeille.
- une messagerie de type webmail
- des agendas électroniques
- un annuaire de contact
- un cloud avec Édition collaborative
- un serveur de visio
- un gestionnaire de ticket informatique
➤ Accompagnement spécifique par les agents de terrain
- Installation de postes en accès libre dans différents bâtiments de la collectivité
- Au lancement, puis de façon ponctuelle, des jeux concours sont organisés pour susciter de l'engagement dans les services
Un groupe de travail hétérogène mixant dix agents des différentes filières et grades et avec une antériorité plus ou moins longue dans la collectivité s'est réuni lors de 4 réunions. Les axes prioritaires ont ainsi été définis collectivement ainsi que le nom de l'Intranet Berrie (BERre + maiRIE) et sa mascotte : une abeille.
➤ Développement en interne
Un site d’information réservé aux agents qui leur donne également accès à des outils transversaux :- une messagerie de type webmail
- des agendas électroniques
- un annuaire de contact
- un cloud avec Édition collaborative
- un serveur de visio
- un gestionnaire de ticket informatique
Chaque agent peut également paramétrer des raccourcis vers les différents outils métier qu’il utilise.
Ce site est responsive et peut-être consulté sur Smartphone.
Chaque agent dispose d’un compte dont les accès sont gérés dans le Ldap.
➤ Présentation et accès à la solution
- Envoi d’un courrier d'information et d'un tutoriel (document joint) avec le bulletin de paie
- Création d’une vidéo de présentation
- Organisation de plusieurs réunions plénières pour les agents administratifs ➤ Accompagnement spécifique par les agents de terrain
- Installation de postes en accès libre dans différents bâtiments de la collectivité
- Tous les ans, organisation d’une rencontre par service (éducation, animation, entretien, techniques, …) : présentation de l’outil, aide au paramétrage sur les équipements mobiles personnels
➤ Animation de l'intranet
- Le site d’information est géré et alimenté par 4 administrateurs de différents services: DRH, COM, DGS, DSI – la création d’un comité de rédaction est envisagée.
- La DSITN anime également un réseau de référents qui assure une mission de relais avec leur service : présentation de Berrie aux nouveaux arrivants, remontée des doléances des utilisateurs, rédaction ponctuelle d’article d’information …- Au lancement, puis de façon ponctuelle, des jeux concours sont organisés pour susciter de l'engagement dans les services
Résultats
✪ 477 comptes créés au lancement, 531 en mars 2025
✪ 1er semestre 2025, 8 séances avec les agents de terrain, plus de 60 agents accompagnés pour accès et présentation de l'outils.
Liens
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services1
- L'animation d'un intranet, extranet ou SIG pour la collaboration entre les services (API métiers…)
