dématérialisation du conseil municipal et des actes administratifs

Berre-l'Étang| Action publiée depuis le07/11/2023| Actualisée le21/10/2024| Aurélie JAUFFRET
statut :réalisée
  • prévue
  • en cours
  • réalisée

Synthèse

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La commune de Berre l'Etang utilise un outil de dématérialisation des actes simplifiant la gestion de ses assemblées.
Cet outil permet la gestion des délibérations, arrêtés et décisions, l’envoi au contrôle de légalité par voie dématérialisée et la gestion des registres annuels.
Couplé à l'outil de convocation dématérialisée, il permet également de digitaliser le process organisationnel du conseil municipal.

Actions

➤ Gestion des actes administratifs :
Le planning des réunions du Conseil Municipal est renseigné dans l'outil de dématérialisation des actes.
Chaque service peut ainsi déposer ses projets de délibérations, les soumettre au visa des responsables de services  et à la validation des élus.
Une fois la réunion passée, les extraits de délibérations sont complétés, signés par voie matérialisée et envoyés par voie dématérialisée au contrôle de légalité pour en certifier le caractère exécutoire.
L'outil propose la gestion et le suivi des décisions et des arrêtés des services et la validation par le service des assemblées.
Tous les actes administratifs et les actions de la collectivité sont ainsi inscrits dans le journal des activités de l'outil.
La fonction Recherche permet de retrouver les actes, avec un historique de plusieurs années.

➤ Gestion du Conseil municipal :
Mise à disposition d'outil numérique de consultation :
Afin de continuer la démarche de dématérialisation des process, la commune a mis à disposition de tablettes ou d’ordinateurs portables auprès de chaque élu leur permettant d’avoir accès à tous les outils (messagerie, prise de note, convocation au Conseil Municipal, Ordre du jour...) dans un seul et unique support.
Chaque attributaire a pu bénéficier d’une formation spécifique en fonction de ses capacités en informatique.

Dématérialisation du Conseil Municipal :
Envoi électronique sécurisé des convocations et des dossiers via une plateforme dédiée. Cela permet un gain de temps et une économie de papier (convocation + ordre du jour + dossier des sujets traités).

➤ Publication en ligne de tous les actes 
Les délibérations, décisions et arrêtés, sont désormais publiés sur le site de la ville ce qui remplace ainsi l’affichage en mairie.

Résultats

✪ Suivi des actes administratifs de la collectivité.
–    Publication en 2023 de 159 délibérations, 246 décisions et 1666 arrêtés
–    Publication au 05/08/2024 de 108 délibérations, 185 décisions et 1314 arrêtés

✪ Economie de consommables : côté instances, cette action a permis de limiter considérablement la consommation de toner et de papier par le service

Bénéfices

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Recommandations

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Outils

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Prestataires & Partenaires

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Services4

    • L'accès aux droits et démarches administratives (information juridique, information pratique, services interactifs, médiation numérique…)
    • L'outillage du conseil municipal pour la préparation, la décision et le suivi de la politique publique (consultation des habitants en ligne avant délibération, retransmission des conseils municipaux en direct, permanence en ligne…)
    • La transparence et l'accès aux données publiques liées aux projets urbains et à la vie locale
    • La mise en place d'un dispositif d'ouverture des données publiques de la collectivité (open data), le retour pour les usages internes et pour le citoyen

    Enjeux

      documents attachés

        actions connexes