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Déploiement d'un nouveau logiciel de gestion de la petite enfance
statut :réalisée
- prévue
- en cours
- réalisée
Synthèse
L'ancien logiciel métier utilisé par les structures de petite enfance de la ville n'évoluant plus depuis quelques années, et faisant apparaitre de plus en plus de problèmes de performances, nous avons fait le choix de nous orienter vers une nouvelle solution. Nous avons voulu faire de cette difficulté "une opportunité" pour améliorer notre organisation mais aussi la qualité du service rendu aux usagers. Notamment au travers de fonctionnalités utiles que nous mettrions à disposition des parents. Pour présenter quelques exemples, la nouvelle solution permet de procéder à des pré-inscriptions en ligne, mais aussi d'échanger facilement messages et documents avec nos services au travers d'un portail dédié. La plateforme permet aussi aux parents de consulter et régler leurs factures ou encore de consulter leur planning prévisionnel de réservation. L'outil se veut aussi facilitateur pour nos structures de petite enfance qui peuvent profiter d'un certain nombre d'automatismes, permettant notamment de notifier les familles (envoi en masse), de simplifier la création d'un contrat ou le calcul des mensualités, de traduire le règlement intérieur des différentes structures et de générer facilement des suivis statistiques.
Actions
Des formations ont été planifiées à destination de l'ensemble des gestionnaires de la petite enfance, pour préparer l'utilisation de la solution d'un point de vue métier. En amont, la solution a été installée sur un serveur hébergé en ligne et des actions ont été menées pour préparer le changement de logiciel. Une reprise des données partielle a été réalisée de l'ancien logiciel vers le nouveau, et les prérequis techniques ont été mis en œuvre au travers d'une collaboration entre le prestataire de la solution et notre direction des systèmes d'information.
Les formations ont permis de travailler sur la personnalisation des éditions incluses dans la solution, de se familiariser avec l'ergonomie du logiciel et de prendre connaissance de son fonctionnement.
Les agents ont été formés à la saisie des pré-inscriptions et des inscriptions, mais aussi au processus pour La commission d'attribution des places de la petite enfance.
Le sujet de la création des contrats d'accueil a aussi été évoqué, ainsi que les plannings et le pointage.
D'autres sujets ont été traités comme celui de la facturation, notamment avec la génération des factures et l'encaissement des règlements.
Une fois les agents en pleine maitrise des fonctions essentielles de la solution, le sujet des statistiques a été évoqué pour offrir à chacun des gestionnaires la possibilité d'accéder à un tableau de bord faisant apparaitre les chiffres clés pour le suivi de l'activité de sa structure.
Dans un second temps, la solution serait interfacée avec un portail famille, permettant aux parents d'accéder à l'ensemble de leurs informations, mais aussi la possibilité d'éditer ou de régler leurs factures en ligne.
Des bornes tactiles ont été déployées dans chacune des structures de petite enfance, et permettent aux parents de déclarer les arrivées et les départs de leurs enfants. Le processus est très simple et réalisable en quelques clics. Il apporte une touche supplémentaire d'innovation, qui se traduit par un gain de temps pour les agents des structures de petite enfance et permet de responsabiliser les parents sur les horaires d'arrivés et de départs des enfants.
Résultats
Les agents se sont familiarisés avec la nouvelle solution de gestion de la petite enfance, la question des performances n'est plus un sujet, et chacun des gestionnaires peut profiter des nouvelles fonctionnalités qui vient faciliter le quotidien.
Les nouvelles fonctionnalités sont aussi à destination des parents qui vont disposer d'une plateforme en ligne leur permettant de consulter nombre d'informations concernant les contrats avec les structures de petite enfance, mais aussi concernant tous les éléments de facturation.
Il s'agit passerelle entre les familles et les structures de petite enfance, qui vient apporter une qualité de service supplémentaire et qui à vocation à évoluer dans le temps avec de nouveaux services.
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services15
- Des informations et des services géolocalisés de proximité
- La confidentialité, le droit d'accès et de modification des données personnelles (création et actualisation du registre des activités de traitement...)
- Un compte et un suivi personnalisés sur le site de la collectivité (identifiant, mot de passe, France Connect…)
- Des services cibles, parcours personnalisés ou sites dédiés par profil d'usagers
- Des transactions dématérialisées (carte de vie quotidienne, compte famille, paiement numérique, monnaie complémentaire…)
- Un guichet administratif unique local, citer les services ou délégataires partenaires, le lieu (Mairie, Maison de Service Au Public…)
- L'hébergement de sites, blogs ou pages personnelles par la collectivité
- La réduction de l'empreinte carbone par la dématérialisation (réduction papier, déplacements...), des usages sobres du numérique (données frugales, systèmes optimisés...)
- Des informations et services en ligne sur le périscolaire et la communauté éducative
- Des informations et des services pratiques en ligne sur la vie scolaire
- La maintenance technique des équipements numériques dans les établissements scolaires
- La promotion des usages du numérique dans les établissements scolaires (pédagogie, vie professionnelle des enseignants, gestion des établissements…)
- L'équipement matériel et logiciel des établissements scolaires et/ou des familles
- Un site internet et des applications mobiles adaptés à tous les supports (design adapté à tous les formats)
- La formation au numérique des acteurs économiques et des agents territoriaux (nombre de journées)
