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Synthèse
Lorsqu'un service souhaite émettre le souhait de recruter un nouvel agent, il doit passer par plusieurs niveaux de validation. Jusqu'à il y a peu ce processus consistait dans notre organisation, en la réalisation d'une demande écrite qui était remise à différents valideurs au travers d'un parapheur papier. Ce processus ne laissait pas beaucoup de place à l’interaction entre les différents valideurs, qui devaient s'organiser en autonomie pour échanger entre eux sur le sujet sous la forme qui leur semblait la plus adapté. Il en était de même pour échanger avec le demandeur initial, raison pour laquelle nous avons étudier une manière de faire évoluer ce processus en le dématérialisant. C'est ainsi que celui-ci fût intégrer à notre portail intranet sous la forme d'un formulaire en ligne à remplir, et incluant un système de validation par étape.
Actions
Pour améliorer notre processus de demande de recrutement, nous avons étudié plusieurs solutions. Nous avions établi que l'utilisation d'un formulaire nous semblait la plus adaptée et qu'il serait intéressant que les demandeurs puissent ajouter un certain nombre de pièces jointes à celui-ci, notamment pour intégrer une éventuelle fiche de poste ou un courrier défendant la demande.
Nous voulions sortir du modèle simple qui consiste à rédiger un e-mail et d'y ajouter des pièces jointes. Pour finalement faire passer la demande d'une adresse de messagerie à une autre. Cela ne nous semblait pas très pratique dans le sens ou il est parfois difficile de tenir un fil de discussions au travers d'un e-mail transmis à plusieurs destinataires, encore plus quand il contient des pièces jointes qui évoluent au fil des envois. Des modifications peuvent avoir lieu dans les pièces jointes, et de nouvelles pièces peuvent être ajoutée, ainsi que des commentaires de divers intervenants. Cette solution ne nous semblait pas la plus adaptée à notre besoin, il nous fallait une lecture et un suivi simple des différentes étapes, surtout qu'un niveau de validation était attendu de la part de chacun des valideurs.
C'est ainsi que nous avons questionné le prestataire qui édite notre portail intranet, pour tenter d'inclure un processus au sein même du portail. Il nous a été proposé de construire un formulaire qui serait associé à un gestionnaire de tâches qui permettrait à chacun des valideurs de consulter le contenu du formulaire, ainsi que les pièces jointes que le demandeur aurait ajouté, pour ensuite venir apposer un visa. Le tout au travers de tâches qui permettrait une interaction entre les différents valideurs, avec la possibilité d'ajouter des commentaires à destination des valideurs ou à du demandeur.
Ce processus facile à prendre en main, permettrait ainsi à chacun des valideurs d'apposer un visa et d’interagir avec l'ensemble des acteurs concernés par le recrutement. Une fois que tous les visas serait apposés, le status de la demande ferait état de la finalisation de celle-ci, ce qui notifierait le demandeur et clôturerait le sujet, pour passer à l'étape de l'organisation du recrutement ou à l'inverse faire état d'un refus de la demande, en incluant des commentaires ou une pièce jointe qui préciserait les raisons.
Résultats
Les services qui souhaitent réaliser une demande de recrutement peuvent maintenant s'appuyer sur un formulaire unique et interactif, qui leur permet de détailler leur démarche.
Les valideurs disposent d'un tableau de bord centralisant les demandes de recrutement, qui se traduit par un gestionnaire de tâches au travers duquel ils peuvent apposer un visa et ajouter des commentaires ou des pièces jointes.
Le demandeur est notifié lorsque sa demande est mise à jour ou qu'une réponse définitive lui est apportée.
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services12
- L'accès simplifié et l'accompagnement aux aides et à la recherche d'emploi
- La simplification des démarches de recrutement pour les employeurs
- Un compte et un suivi personnalisés sur le site de la collectivité (identifiant, mot de passe, France Connect…)
- L'animation d'un intranet, extranet ou SIG pour la collaboration entre les services (API métiers…)
- L'existence d'un schéma directeur des systèmes d'informations de la collectivité ou du territoire, incluant la collectivité
- Des outils de communication et de diffusion d'informations (lettre d'informations, flux RSS, SMS, flashcode, applications, réseaux sociaux…)
- L'hébergement de sites, blogs ou pages personnelles par la collectivité
- La réduction de l'empreinte carbone par la dématérialisation (réduction papier, déplacements...), des usages sobres du numérique (données frugales, systèmes optimisés...)
- Une communication spécifique sur les applications, services en ligne, accès public (site web, signalétique, bornes) et des événements sur le numérique
- La communication en ligne ou via application dédiée sur l'emploi public et les offres d'emploi de la collectivité
- Des applications spécifiques pour la mobilité (sur smartphones et signalétique numérique, QR codes, panneaux…)
- Des services en ligne d'accueil des nouveaux arrivants et nouvelles entreprises
