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Synthèse
Lors de la dernière migration de notre messagerie électronique, la direction des systèmes d’information, en charge du projet, a proposé une formation aux 550 personnes concernées. Au-delà de l’apprentissage de l’outil, il a surtout été question d’élargir les notions aux bonnes pratiques.
Depuis, des formations sont régulièrement dispensées, en fonction des recrutements, des informatisations et des mobilités, de nouveaux agents sont formés aux bons usages et aux bonnes pratiques.
Actions
L'ensemble du personnel effectuant des tâches administratives est concerné. Les formations représentent donc une superbe occasion pour transmettre des notions importantes sur les bonnes pratiques à adopter pour la messagerie et les TIC en général. Au-delà des aspects liés à l'outil, voici les principaux messages qui ont été passés :
1- Messagerie : le bon usage
- La messagerie est un outil de travail réservé aux activités professionnelles Etre courtois Respecter les règles de grammaire et d’orthographe Écrire des messages courts et précis Indiquer clairement le sujet du message (objet) Signer les messages Ne rien écrire dont on puisse regretter la diffusion (Attention aux messages vers destinataires externes, ils vous engagent personnellement
– Les contractualisations sont du ressort des personnes habilitées (délégation de signature)
– L’usage du mail doit rester informatif) Choisir un mot de passe fiable (5 caractères minimum, majuscules, minuscules et chiffres) Respecter la taille maximum des pièces jointes (inférieure à 5 Mo) Consulter la messagerie au moins une fois par jour, supprimer, classer Eviter au maximum d’imprimer les mails
2- Messagerie : les bonnes pratiques
- S’interroger sur l’utilité de la conservation des messages, même si : Force probatoire (faire valoir sur contentieux), Traçabilité, Conservation : imprimer en PDF Détacher les pièces jointes à classer dans le bon dossier, puis les supprimer : Soulage et optimise le système de messagerie, Permet de rester dans le quota, Plus aisé en recherche indexée de document, sous l’explorateur Windows Pour les pièces jointes au-delà de 10 Mo, utiliser « Par_transit » Supprimer les éléments supprimés et envoyés Partager son agenda pour le rendre visible par les collègues Créer des dossiers dans sa messagerie afin de classer les messages à conserver Modifier régulièrement votre mot de passe Penser à verrouiller les postes ( - L ) en référence à l’authentification intégrée Consulter l’aide en ligne
- Volumétrie : les bonnes pratiques
- Ne conserver dans vos répertoires que ce qui est utile Les données personnelles (photos, vidéos, documents) sont proscrites
1- Messagerie : le bon usage
- La messagerie est un outil de travail réservé aux activités professionnelles Etre courtois Respecter les règles de grammaire et d’orthographe Écrire des messages courts et précis Indiquer clairement le sujet du message (objet) Signer les messages Ne rien écrire dont on puisse regretter la diffusion (Attention aux messages vers destinataires externes, ils vous engagent personnellement
– Les contractualisations sont du ressort des personnes habilitées (délégation de signature)
– L’usage du mail doit rester informatif) Choisir un mot de passe fiable (5 caractères minimum, majuscules, minuscules et chiffres) Respecter la taille maximum des pièces jointes (inférieure à 5 Mo) Consulter la messagerie au moins une fois par jour, supprimer, classer Eviter au maximum d’imprimer les mails
2- Messagerie : les bonnes pratiques
- S’interroger sur l’utilité de la conservation des messages, même si : Force probatoire (faire valoir sur contentieux), Traçabilité, Conservation : imprimer en PDF Détacher les pièces jointes à classer dans le bon dossier, puis les supprimer : Soulage et optimise le système de messagerie, Permet de rester dans le quota, Plus aisé en recherche indexée de document, sous l’explorateur Windows Pour les pièces jointes au-delà de 10 Mo, utiliser « Par_transit » Supprimer les éléments supprimés et envoyés Partager son agenda pour le rendre visible par les collègues Créer des dossiers dans sa messagerie afin de classer les messages à conserver Modifier régulièrement votre mot de passe Penser à verrouiller les postes ( - L ) en référence à l’authentification intégrée Consulter l’aide en ligne
- Volumétrie : les bonnes pratiques
- Ne conserver dans vos répertoires que ce qui est utile Les données personnelles (photos, vidéos, documents) sont proscrites
Résultats
Plus de 600 personnes ont bénéficié d'une formation. Les enseignements sur le bon usage et les bonnes pratiques ont été particulièrement appréciés. Les retours sont très positifs. Chaque année, en fonction des recrutements, des informatisations et des mobilités, de nouveaux agents sont formés aux bons usages et aux bonnes pratiques.
Liens
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services2
- L'accompagnement des agents aux usages du numérique et le développement de nouveaux métiers
- L'animation d'un intranet, extranet ou SIG pour la collaboration entre les services (API métiers…)
