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Synthèse
Le lancement officiel de l'Intranet Municipal a eu lieu en 2005. Coordonné par un comité de pilotage, le projet s'est appuyé dans sa première phase sur trois axes majeurs: l'annuaire des services, la gestion documentaire, la gestion éditoriale. Les années suivantes ont vu le portail s'enrichir d'applications de gestion métier et d'outils collaboratifs.
En 2014, nouvelle orientation avec le lancement de notre portail collaboratif. Il s’agit d'être plus en corrélation avec les besoins quotidiens de l’agent et lui permettre de rapidement trouver informations et utilitaires essentiels.
Actions
Nouveau projet d'Intranet V2 : le portail agent
- Diagnostic de l’existant - Création d’un groupe de travail fonctionnel pour la méthodologie AGILE retenue - Orientation claire vers le collaboratif et le portail utilitaire.
Les nouveaux enjeux sont les suivants :
- Plateformes collaboratives : Le nouveau portail s'intègrera complètement dans les plateformes collaboratives existantes : Plan Climat Energie Territorial (PCET), 11 conseils participatifs, rive gauche du port…
- Centre de ressources : Document (GED), Annuaire des agents, SIG, Moteur de recherche
- Centre applicatif : Application métier web, Télé-formulaires (demande de congé… ), Outils internes (Fiche agent, Menu cantine…), interfaçage avec le SI de la ville de Vannes
- Interface dynamique : Profilage de contenu, Personnalisation, Charte graphique, Accessibilité
Le portail a été conçu en méthode Agile avec un groupe de travail composé d'agents répartis dans différents services et différents niveaux.
Le nouveau portail a été déployé depuis novembre 2016. Deux types d'accès sont identifiés dans un premier temps : les contributeurs et les agents en consultation.
Aujourd'hui, l'ensemble des agents peut contribuer au portail et à 3 niveau :
- soit pour leur direction
- soit pour leur pôle
- soit pour toute la ville
Tous les agents sont formés afin d'obtenir une adhésion maximum sur le nouvel outil.
Ce nouveau portail collaboratif est également le portail pour accéder à l'ensemble des ressources de la : messagerie, organigramme interactif, téléservices, applications et GED.
Résultats
L'ensemble du personnel a accès au portail selon les droits définis : 700 postes auxquels se rajoutent des postes en libre service pour que tous puissent accéder. La montée en charge va permettre d'atteindre une richesse de contenus sous forme collaborative.
Les applications Métier et le collaboratif amplifient le phénomène.
Liens
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services3
- L'animation d'un intranet, extranet ou SIG pour la collaboration entre les services (API métiers…)
- L'implication des services dans la coproduction des contenus et des projets (référents numériques dans les services, dont déconcentrés)
- L'équipement, l'information, la formation aux systèmes et aux logiciels libres
