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Synthèse
Certains éditeurs proposent des mécanismes de synchronisation des applications de back-office avec les formulaires en ligne. Lorsque ce n’est pas le cas, la ville développe elle-même ses téléprocédures.
L’interopérabilité avec les systèmes internes de traitement est très importante car elle permet un gain d'efficience pour les services. Les nouveaux développements s’appuient à chaque fois sur ce principe.
Actions
Lors de la mise en ligne d'une téléprocédure, la direction informatique est vigilante sur son interopérabilité avec les applications de gestion interne. Si aucune solution n'existe sur le marché, elle opte pour un développement interne. Ainsi,
- le service Voirie dispose depuis 2008 d'un formulaire en ligne permettant les demandes d'occupation temporaire du domaine public, actualisé en 2014
- le cabinet du maire s'appuie sur un formulaire en ligne pour les demandes de RDV avec le maire depuis 2010
- de nouvelles téléprocédures enrichissent régulièrement le guichet : depuis 2016, huit nouvelles démarches ont été mises en ligne (voir fiche initiative télé services eau et assainissement)
La direction informatique dispose d'outils de création de formulaires. Ils sont associés à une base de données qui stocke les informations saisies. Lorsqu'un usager effectue une demande, ses données sont placées en base et un mèl est automatiquement envoyé au service l'informant d'une nouvelle demande. Celui-ci se connecte alors à son application de gestion interne qui importe les données récupérées sur le serveur Internet. La demande rentre dans le circuit normal de traitement. Pour certaines démarches, il est possible d'opter pour une réponse par mèl. Un fichier PDF est généré (avec tampon de la ville) et transmis au demandeur.
Toute la chaîne est électronique et le portail Internet est en lien direct avec l'application de gestion en back-office. L'objectif est de ne proposer que des formulaires communiquant directement avec les applications internes.
Résultats
Le système fonctionne bien et le canal internet s'agrège parfaitement avec les autres entrées, facilitant d'autant le travail des services.
Téléprocédures interopérables en ligne :
- demande d'actes d'état-civil : naissance, mariage, décès
- demande de rendez-vous avec le maire
- demande temporaire de débit de boissons
- demande d'occupation temporaire du domaine public
- Demande de certificats d'alignement, de périmètre, zone d'exposition : termites et plombs
- demande d'enlèvement de graffitis
- relève de compteur Eau
- Questionnaire de satisfaction pour les usagers Eau et assainissement-
Déclaration de Mérules
- Demande de certificats de numérotage
- Allo mairie- Inscription sur liste de diffusion
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services2
- L'accès aux droits et démarches administratives (information juridique, information pratique, services interactifs, médiation numérique…)
- L'équipement, l'information, la formation aux systèmes et aux logiciels libres
