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Synthèse
Bien que des mises à jour et des aménagements aient été effectués régulièrement, la dernière refonte du site internet de la Ville de Gentilly datait de 2007. L’état des lieux révélait un manque d’ergonomie, de dynamisme, une organisation obsolète et peu lisible. L’évolution de la législation en matière d’informatique et de communication publique, l’exigence accrue des internautes, ont conforté le besoin de refondre le site internet. L’occasion d’améliorer l’existant pour un meilleur service rendu au public, une meilleure valorisation des actions menées, et potentiellement un gain d’efficacité par la simplification de certaines procédures (e-administration).
Afin de prendre en compte l’évolution des usages, des besoins des citoyens et ceux des services en termes de communication et de services numériques, un important travail de réflexion a été mené pour préparer la refonte du site internet. Cette refonte a été accompagnée par une assistance à maitrise d’ouvrage pour la rédaction du cahier des charges, l’étude des offres et la réception du site, afin d’assurer une grande qualité de la solution mise en œuvre et de renforcer sa durabilité autant que son adaptabilité.
Le site internet n’est pas seulement un outil de communication, il est également la porte d’entrée vers les téléservices mis à disposition de la population. A ce titre, le projet de refonte du site remplit deux objectifs : la mise en place d’un nouveau site en tant qu’outil de communication, et l’amélioration des téléservices existants ou la création de nouveaux. Ainsi, la chargée de projets numériques de la direction de la communication a travaillé en partenariat avec la responsable accueil et e-administration, chargée d’étudier avec les services la faisabilité de mise en œuvre des nouvelles procédures envisagées.
Afin de prendre en compte l’évolution des usages, des besoins des citoyens et ceux des services en termes de communication et de services numériques, un important travail de réflexion a été mené pour préparer la refonte du site internet. Cette refonte a été accompagnée par une assistance à maitrise d’ouvrage pour la rédaction du cahier des charges, l’étude des offres et la réception du site, afin d’assurer une grande qualité de la solution mise en œuvre et de renforcer sa durabilité autant que son adaptabilité.
Le site internet n’est pas seulement un outil de communication, il est également la porte d’entrée vers les téléservices mis à disposition de la population. A ce titre, le projet de refonte du site remplit deux objectifs : la mise en place d’un nouveau site en tant qu’outil de communication, et l’amélioration des téléservices existants ou la création de nouveaux. Ainsi, la chargée de projets numériques de la direction de la communication a travaillé en partenariat avec la responsable accueil et e-administration, chargée d’étudier avec les services la faisabilité de mise en œuvre des nouvelles procédures envisagées.
Actions
DEMARCHE : constitution d’un groupe projet avec un chef de projet à la direction de la communication, assisté d’une maitrise d’ouvrage, la chargée accueil et e-administration.
Un questionnaire à destination des citoyens, ouvert en octobre-novembre 2017, a eu pour objet la remontée des besoins et des préconisations des usagers.
Une concertation renforcée, en particulier avec le Service culturel, Pôle associations des Relations publiques, Service des sports, Pôle emploi, développement économique et commercial, la Direction du développement social des quartiers, de la jeunesse et de la citoyenneté et le CCAS. Les services référents assurent l’interface avec les associations, les commerces et les conseils de quartiers. Les services au contact des enfants, des jeunes, et des seniors ont fourni leur expertise sur les besoins de ces publics cibles.
ETAPES :
-Direction municipale du 6 octobre 2015 : présentation de la nouvelle stratégie de communication de la Ville, avec notamment le développement de la communication numérique (site, réseaux sociaux, panneaux électroniques…)
-Présentation le 19 novembre 2015 du projet de refonte du site de la Ville à Mme la Maire. Le site internet de la Ville sera le socle de la communication numérique.
4 objectifs pour le site internet de la Ville :
-Renforcer la participation citoyenne à la vie locale
-Faciliter l’accès des Gentilléens aux nouvelles technologies
-Développer un outil cohérent avec la nouvelle stratégie de communication de la Ville
-Moderniser le service public, le rendre plus accessible (e-administration)
-fin 2016-2017 : début du diagnostic/état des lieux du site et analyse des besoins des services (avec transmission de fiches de recensement des besoins liés au site aux responsables de services et rencontres) et de la population (à travers les Assises de la Ville)
-Rentrée 2017 : questionnaire à destination des citoyens autour de la refonte du site internet sur la plateforme Eval and Go : https://gentillyfutursite.evalandgo.com/s/?id=JTk1ciU5NWolOTklQTk=&a=JTk1bSU5OGslOTclQjE=
Parmi les pistes d’améliorations proposées, en attente de la finalisation de la consultation des usagers : consolider l’accessibilité du site (atteindre au moins le niveau AA du Référentiel Général d’Accessibilité [RGAA]), rendre accessibles les contenus sur tous types de supports (ordinateurs, smartphones, tablettes…), assurer la complémentarité entre le « print » et le web, et renforcer l’e-administration.
-Co-construction des propositions avec les services, élus, citoyens partenaires.
-Automne 2017 : Validation politique du projet.
-Début 2018 : lettre de mise en concurrence et recrutement d’une assistance à maitrise d’ouvrage pour la finalisation de l’analyse des besoins, la rédaction du cahier des charges et le suivi du projet jusqu’à la réception finale du site. Dans la réalisation du cahier des charges, un soin particulier a été accordé au respect des obligations de la collectivité en matière de conformité de la solution à mettre en place aux référentiels en vigueur (Référentiel Général d’Accessibilité des Administrations [RGAA], Référentiel Général de Sécurité [RGS], Référentiel Général d’Interopérabilité [RGI]) afin d’assurer la solidité du site et de préparer les futures évolutions.
-Eté 2018 : Marché public pour le choix du prestataire pour la mise en œuvre la solution.
-Automne 2018 : Développement (validation du cahier de spécifications, maquettes), alimentation, formation des administrateurs du service communication.
-Janvier-Février 2019 : formation d’une trentaine de contributeurs (3 sessions d’une demi-journée) par le prestataire.
-18 février 2019 : Réception du site.
Après plusieurs mois d’activité, le site a connu plusieurs phases de corrections afin d’affiner les outils, de clarifier l’arborescence et d’augmenter l’accès à l’information, sur la base des retours des usagers et de ceux des services municipaux.
Un questionnaire à destination des citoyens, ouvert en octobre-novembre 2017, a eu pour objet la remontée des besoins et des préconisations des usagers.
Une concertation renforcée, en particulier avec le Service culturel, Pôle associations des Relations publiques, Service des sports, Pôle emploi, développement économique et commercial, la Direction du développement social des quartiers, de la jeunesse et de la citoyenneté et le CCAS. Les services référents assurent l’interface avec les associations, les commerces et les conseils de quartiers. Les services au contact des enfants, des jeunes, et des seniors ont fourni leur expertise sur les besoins de ces publics cibles.
ETAPES :
-Direction municipale du 6 octobre 2015 : présentation de la nouvelle stratégie de communication de la Ville, avec notamment le développement de la communication numérique (site, réseaux sociaux, panneaux électroniques…)
-Présentation le 19 novembre 2015 du projet de refonte du site de la Ville à Mme la Maire. Le site internet de la Ville sera le socle de la communication numérique.
4 objectifs pour le site internet de la Ville :
-Renforcer la participation citoyenne à la vie locale
-Faciliter l’accès des Gentilléens aux nouvelles technologies
-Développer un outil cohérent avec la nouvelle stratégie de communication de la Ville
-Moderniser le service public, le rendre plus accessible (e-administration)
-fin 2016-2017 : début du diagnostic/état des lieux du site et analyse des besoins des services (avec transmission de fiches de recensement des besoins liés au site aux responsables de services et rencontres) et de la population (à travers les Assises de la Ville)
-Rentrée 2017 : questionnaire à destination des citoyens autour de la refonte du site internet sur la plateforme Eval and Go : https://gentillyfutursite.evalandgo.com/s/?id=JTk1ciU5NWolOTklQTk=&a=JTk1bSU5OGslOTclQjE=
Parmi les pistes d’améliorations proposées, en attente de la finalisation de la consultation des usagers : consolider l’accessibilité du site (atteindre au moins le niveau AA du Référentiel Général d’Accessibilité [RGAA]), rendre accessibles les contenus sur tous types de supports (ordinateurs, smartphones, tablettes…), assurer la complémentarité entre le « print » et le web, et renforcer l’e-administration.
-Co-construction des propositions avec les services, élus, citoyens partenaires.
-Automne 2017 : Validation politique du projet.
-Début 2018 : lettre de mise en concurrence et recrutement d’une assistance à maitrise d’ouvrage pour la finalisation de l’analyse des besoins, la rédaction du cahier des charges et le suivi du projet jusqu’à la réception finale du site. Dans la réalisation du cahier des charges, un soin particulier a été accordé au respect des obligations de la collectivité en matière de conformité de la solution à mettre en place aux référentiels en vigueur (Référentiel Général d’Accessibilité des Administrations [RGAA], Référentiel Général de Sécurité [RGS], Référentiel Général d’Interopérabilité [RGI]) afin d’assurer la solidité du site et de préparer les futures évolutions.
-Eté 2018 : Marché public pour le choix du prestataire pour la mise en œuvre la solution.
-Automne 2018 : Développement (validation du cahier de spécifications, maquettes), alimentation, formation des administrateurs du service communication.
-Janvier-Février 2019 : formation d’une trentaine de contributeurs (3 sessions d’une demi-journée) par le prestataire.
-18 février 2019 : Réception du site.
Après plusieurs mois d’activité, le site a connu plusieurs phases de corrections afin d’affiner les outils, de clarifier l’arborescence et d’augmenter l’accès à l’information, sur la base des retours des usagers et de ceux des services municipaux.
SEPTEMBRE 2024/ JANVIER 2025
Actuellement, le Service communication travaille sur l'évolution du site internet en lien avec le prestataire Serval. L'objectif est de travailler sur l'arborescence du site mais aussi sur l'aspect graphique
Les principaux objectifs de cette évolution sont les suivants :
1- Simplifier l’accès aux contenus
2- Moderniser l’image de la ville auprès de ses usagers
3- Repenser l’arborescence du site
Résultats
Simplification de l’accès à l’information, retours positifs de la part des usagers sur l’apparence du site.
Autant que possible prise en compte des besoins spécifiques de l’usager (pages thématiques, mise à disposition d’informations thématiques suivant les intérêts de l’usager via une taxonomie).
Automatisation ou simplification de tâches tant pour les contributeurs du site (interfaces simplifiées, formulaires d’inscriptions avec collecte de données respectueuse du RGPD, ajouts de coordonnées depuis l’annuaire des services) que pour les usagers (proposition d’inscription à la lettre d’info si l’usager consulte plus de 3 actualités ou événements d’agenda, fonction d’ajout d’un événement à son agenda, boutons de partage…)
Sécurisation des informations transmises avec le passage à un protocole sécurisé (https).
Parmi les nouvelles fonctionnalités sur site :
-fonction d’ajout à son agenda d’un événement, avec rappel par mail
-fonction de partage, notamment sur les réseaux sociaux
-Possibilité de réservation d’événements gratuits
-Calcul d’itinéraire dans l’annuaire des services
-agenda des événements associatifs
Autant que possible prise en compte des besoins spécifiques de l’usager (pages thématiques, mise à disposition d’informations thématiques suivant les intérêts de l’usager via une taxonomie).
Automatisation ou simplification de tâches tant pour les contributeurs du site (interfaces simplifiées, formulaires d’inscriptions avec collecte de données respectueuse du RGPD, ajouts de coordonnées depuis l’annuaire des services) que pour les usagers (proposition d’inscription à la lettre d’info si l’usager consulte plus de 3 actualités ou événements d’agenda, fonction d’ajout d’un événement à son agenda, boutons de partage…)
Sécurisation des informations transmises avec le passage à un protocole sécurisé (https).
Parmi les nouvelles fonctionnalités sur site :
-fonction d’ajout à son agenda d’un événement, avec rappel par mail
-fonction de partage, notamment sur les réseaux sociaux
-Possibilité de réservation d’événements gratuits
-Calcul d’itinéraire dans l’annuaire des services
-agenda des événements associatifs
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services15
- La confidentialité, le droit d'accès et de modification des données personnelles (création et actualisation du registre des activités de traitement...)
- La désignation d'un délégué à la protection des données personnelles, des processus de maintien de la conformité RGPD
- Le respect et l'information sur les droits d'auteurs
- Le repérage, l'identification, la géolocalisation des associations locales via des pages ou des applications
- Des services cibles, parcours personnalisés ou sites dédiés par profil d'usagers
- Des transactions dématérialisées (carte de vie quotidienne, compte famille, paiement numérique, monnaie complémentaire…)
- L'implication des services dans la coproduction des contenus et des projets (référents numériques dans les services, dont déconcentrés)
- Des informations et des services géolocalisés de proximité
- Des outils de communication et de diffusion d'informations (lettre d'informations, flux RSS, SMS, flashcode, applications, réseaux sociaux…)
- Des services numériques adaptés à toutes les situations de handicap (accessibilité du site et des services numériques, existence de services dédiés…)
- L'accessibilité des personnes à mobilité réduite aux équipements numériques (RGAA) y compris pour les agents en interne
- L'accessibilité pour tous aux applications et services en ligne (W3C, lecture vocale…)
- La communication en ligne ou via application dédiée sur l'emploi public et les offres d'emploi de la collectivité
- Une version du site internet de la ville adaptée aux terminaux mobiles
- Des outils visuels de découverte du territoire et des acteurs locaux (annuaires géolocalisés, infographies, applications dédiées, jeux, visites virtuelles, flashcodes…)
