-Les initiations dispensées aux agents de la Ville par le Syndicat intercommunal de l’informatique Municipale abordent les questions de droit (droit à l’image, droit d’auteur) et rappellent les interdictions de téléchargement illégal et de piratage.
-Dans le cadre des réseaux de contributeurs du portail web de la Ville mais aussi du portail intranet, la législation est également rappelée et des alternatives trouvées pour permettre certains usages en toute légalité (recherche d’images libres de droit, modifiables pour illustrer des articles, alternatives gratuites et/ou libres aux logiciels payants)
-Les fichiers de données personnelles ont été déclarés à la CNIL lorsqu’une dispense n’était pas prévue. Dans l’accompagnement des projets des services, l’attention est portée sur la nécessité de consulter la déléguée à la protection des données personnelles de la collectivité, le portail de la CNIL, voire un conseiller du service juridique afin de déterminer la marche à suivre dans le cas d’une collecte de données.
-Les services municipaux ayant besoin de publier un sondage sur le site sont informés de la nécessité de ne collecter que les informations strictement nécessaires, d’informer les usagers de leur droit d’accès et de rectification, avec rajout de mentions en bas de tout nouveau formulaire mis en ligne sur le site de la Ville, sur la base des modèles proposés par la CNIL.
-En interne, un projet de charte de bons usages des systèmes d’information a associé notamment la direction générale des services, les ressources humaines et les représentants du personnel. La charte a été finalisée et est entrée en vigueur début 2019. Le règlement intérieur général à destination des agents employés par la Ville rappelle que le téléphone, l’internet et la messagerie sont des outils de travail mis à disposition des employés municipaux exclusivement pour les besoins professionnels de leur fonction et ne doivent donner lieu à aucune utilisation abusive ou contraire à la loi.