-Certains outils sont utilisés depuis longtemps et des habitudes s’enclenchent. Mails, rendez-vous planifiés par agendas partagés « Outlook », ou encore flux RSS sont aujourd’hui entrés dans nos habitudes de travail et ainsi devenus des nouveaux besoins. Cependant, cette réforme pose de manière importante la question du lien entre les différents services municipaux, entre la mairie et sa population, entre la commune et les services de l’Education nationale. Dans cette optique, il était nécessaire de prôner dans un dialogue fluide et une information forte.

-Ainsi de nouveaux outils sont nés de ce constat. De simples tableurs Excel permettent aujourd’hui de partager des informations utiles à parfois plus de cinq services différents : les disponibilités de nos animateurs vacataires dans la ville, le suivi des dérogations (demandées, acceptées, refusées)... Des méthodes aujourd’hui extrêmement importantes dans un contexte d’urgence, au regard des besoins et de la situation, mais qui ne sont pas sans poser de nouvelles problématiques inconnues auparavant. Il sera, à l’avenir, nécessaire de les regarder de près, de les évaluer et éventuellement de les faire évoluer.

- Concernant la communication vers la population et les partenaires extérieurs aux services municipaux, l’accent a été mis sur l’information pour tous : des démarches ont été engagées, comme la mise en ligne de tous les documents de la concertation publique menée dans la ville durant l’année 2013-2014. Au fur et à mesure des ateliers, les comptes rendus étaient rendus accessibles à la population afin de permettre à tous les intéressés de pouvoir suivre les évolutions, les thématiques, les réflexions engagées. Ouvrir l’information autant à ceux qui ne pouvaient ou ne souhaitaient pas se déplacer et permettre à tous de suivre ou rejoindre ces temps d’échanges commun en ayant connaissance du travail passé, telles étaient entre autre les visées de ces comptes rendus.

- De plus, durant tout l’été 2014, compte tenu du contexte et des incertitudes concernant l’application des nouveaux horaires scolaires induits par la réforme, une permanence avec la population a été organisée. Une adresse mail était diffusée à l’ensemble de la ville, des parents d’élèves et de la communauté éducative gentilléenne  afin de permettre à chacun de poser ses questions, apporter ou chercher une information, engager une réflexion…  Chaque semaine, les membres présents des services concernés par l’application de la réforme se réunissaient afin d’échanger sur les questions posées et les réponses à apporter. Cela était aussi nécessaire à un travail qui engage des secteurs différents : en période d’été, alors que les services peuvent être parfois ralentis par l’ensemble des départs en congés, il semblait important de pouvoir garder un fil conducteur, une trace pour chacun des agents, afin de garantir dans les communications à la population une cohérence dans l’information diffusée.