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Synthèse
L’augmentation considérable des événements organisés par la Ville, signe de dynamisme local, a nécessité la mise en place d’outils afin de faire face aux problématiques engendrées (collision d’événements, difficultés de mise en place par le service Relations publiques et les services opérationnels, difficultés de circulation de l’information pour tous les services et personnes concernées).
Actions
-Présentation d’une démarche générale par le service Relations Publiques en réunion des cadres le 29 mars 2014, avec pour objectif de réguler les initiatives et événements municipaux dans une logique de planification. Mise en place d’un comité de régulation des événements, étudiant notamment le calendrier des événements municipaux et associatifs, le contrôle de gestion et les procédures.
-Mise en ligne sur le portail intranet de trois outils :
Un guide d’organisation d’un événement (aide méthodologique).
Un calendrier partagé (fichier Excel) des événements planifiés par la Ville afin d’aider les services à proposer une date pour un nouvel événement. Dates, horaires, lieux, service organisateur et type d’événement (récurrent, non récurrent) sont indiqués.
Un modèle de fiche projet événements (aides en matière de planification des besoins, notamment en matériel et communication) qui permet de créer le calendrier N+1.
-Le fichier contact-personnalités est en cours de refonte.
-Mise en ligne sur le portail intranet de trois outils :
Un guide d’organisation d’un événement (aide méthodologique).
Un calendrier partagé (fichier Excel) des événements planifiés par la Ville afin d’aider les services à proposer une date pour un nouvel événement. Dates, horaires, lieux, service organisateur et type d’événement (récurrent, non récurrent) sont indiqués.
Un modèle de fiche projet événements (aides en matière de planification des besoins, notamment en matériel et communication) qui permet de créer le calendrier N+1.
-Le fichier contact-personnalités est en cours de refonte.
Résultats
-Une visibilité pour chaque service organisateur des événements des autres services.
-mutualisation de certains événements (regroupement d’initiatives de services différents)
-Limitation des percussions d’événements
-Facilitation des arbitrages, notamment budgétaires
-mutualisation de certains événements (regroupement d’initiatives de services différents)
-Limitation des percussions d’événements
-Facilitation des arbitrages, notamment budgétaires
Liens
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services3
- L'accompagnement des agents aux usages du numérique et le développement de nouveaux métiers
- L'animation d'un intranet, extranet ou SIG pour la collaboration entre les services (API métiers…)
- L'implication des services dans la coproduction des contenus et des projets (référents numériques dans les services, dont déconcentrés)
