Selon les services, l’ouverture d’un compte citoyen sera obligatoire ou non. Le compte citoyen est créé à l’initiative de l’usager, ce qui lui permet d’enregistrer ses coordonnées, des documents (conservés dans un espace de stockage), autant d’éléments qui lui simplifieront les demandes ultérieures, de consulter le suivi de ses demandes. Toutes ces informations ne sont pas accessibles directement par les agents de la ville de Vannes.

Lorsque l’usager ne dispose pas d’un compte citoyen, il a accès uniquement aux démarches individuelles (il doit indiquer à chaque fois l’ensemble des informations nécessaires à la demande, coordonnées personnelles notamment), ainsi qu’aux informations publiées.

L’usager qui dispose d’un compte citoyen peut accéder aux démarches famille, après avoir indiqué un code, la clé enfance, qui lui a été communiquée par courrier, qui permet de faire le lien avec son dossier famille, tel qu’il est connu des services, ce qui inclut les inscriptions, réservations, présences ainsi que les factures (payables directement en ligne). Le compte citoyen est donc obligatoire pour accéder aux démarches familles, et simplifie les démarches individuelles en évitant une ressaisie des informations personnelles.

La première étape du projet a été la migration de l’ancien portail (espace famille) vers le nouveau portail (espace citoyen premium) fin juin 2017, pour des services rendus équivalents sur les démarches familles. Cela a nécessité un investissement important de l’ensemble des agents concernés, puisque cela s’est accompagné d’une migration majeure sur les logiciels métiers.

Côté démarches individuelles, cette première étape s’est traduite par l’intégration des démarches en lien avec l’état-civil et la citoyenneté. Ainsi les demandes d’actes d’état-civil enregistrées par les usagers sont transmises directement dans le logiciel d’état-civil, et l’usager peut vérifier l’état de sa demande en activant un lien reçu par mail.

La deuxième étape a consisté à demander aux familles de réserver la restauration scolaire par internet à compter de la rentrée de septembre 2017. Les familles ont été informées dès le printemps des changements dans les modalités de réservation et ont reçu un courrier leur indiquant les démarches nécessaires à l’ouverture de leur compte citoyen pour permettre ces réservations.

Les réservations peuvent être faites en une fois pour l’année entière, avec des ajustements possibles jour par jour en respectant des délais de prévenance, ou suivant le rythme qui convient à la famille.

Toutes les démarches famille font l’objet d’un suivi par mail, et sont accessibles depuis le portail.

La troisième étape est planifiée en fin d’année 2017, et concerne la réservation en centre de loisirs.