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Synthèse
Certaines procédures internes ont été accompagnées d'une démarche numérique afin de favoriser autant la communication entre les services que l'archivage des dossiers. La mise en place de ces programmes informatiques favorise également la traçabilité et l'échange d'informations.
Actions
Afin de simplifier le processus de dématérialisation de signature de documents, la commune met en place le parapheur électronique SESILE (Système Electronique de Signature Légale). Cette solution permet la validation, le visa et la signature électronique d’un ou plusieurs documents déposés dans un classeur numérique (flux comptables PES, documents PDF…). La traçabilité est assurée via l’historique du classeur avec possibilité d’ajout de commentaires tout au long du circuit.
Les courriers sont également scannés et rassemblés via le logiciel MAARCH, intégrant ainsi un système complet de Gestion Électronique de Documents (GED) et de Gestion Électronique de Courrier (GEC)
La solution A.I.R.S. Délib est également utilisée gestion électronique des actes administratifs (délibérations, arrêtés, décisions) permet de garantir un suivi précis des actes, d'optimiser les circuits de validation et de transmettre les actes au contrôle de légalité en toute sécurité
Le logiciel Municipal permet aux agents de la Police Municipale de gérer toutes leurs tâches sur le terrain :
- Saisie, recherche de mains courantes (y compris en mobilité)
- Organisation du travail des agents (mission, bulletin de service, planning)
- Gestion des véhicules en situation irrégulière (stationnement abusif, fourrière et mise en fourrière)
- Rédaction simplifiée des PV et rapports avec modèles modifiables inclus
- Traitement des doléances des administrés via le registre d'accueil (et sur mobile)
- Opérations Tranquillité Vacances / Absences
- Gestion collaborative et plus complète des objets trouvés
- Connexion optimisée et sécurisée au centre National de Traitement
Résultats
Ces actions et l'utilisation au quotidien de ces applications permettent un important gain d'efficacité, une réduction des coûts, le gain de place physique (archivage), la sécurisation des données, un suivi de traçabilité, et surtout une durabilité environnementale.
Liens
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services4
- La désignation d'un délégué à la protection des données personnelles, des processus de maintien de la conformité RGPD
- Un compte et un suivi personnalisés sur le site de la collectivité (identifiant, mot de passe, France Connect…)
- Des transactions dématérialisées (carte de vie quotidienne, compte famille, paiement numérique, monnaie complémentaire…)
- L'animation d'un intranet, extranet ou SIG pour la collaboration entre les services (API métiers…)
