L'article Article L2121-10 du Code général des collectivités territoriales précise que :
Toute convocation est faite par le maire. Elle indique les questions portées à l'ordre du jour. Elle est mentionnée au registre des délibérations, affichée ou publiée. Elle est transmise de manière dématérialisée ou, si les conseillers municipaux en font la demande, adressée par écrit à leur domicile ou à une autre adresse.

Concernant le conseil municipal,
Le texte en question prévoit que la convocation dématérialisée soit la norme. Ce qui nous permettait jusqu'à maintenant de transmettre les convocations par e-mail. Cependant avec ce mode de fonctionnement nous n'avions pas toujours la certitude que les élus avaient bien pris connaissance de l'e-mail en question, et nous faisions face à une problématique supplémentaire qui concernait les documents à joindre. En effet dans le processus d'organisation d'un conseil municipal les élus doivent avoir réceptionné une note de synthèse (CGCT, article L. 2121-12) sur les affaires soumises à délibération. Ce document au sein de la collectivité contient en moyenne 250 pages à chaque conseil municipal. Au delà de la difficulté à envoyer un e-mail avec une pièce jointe volumineuse, il s'agissait ensuite aux élus d'imprimer tous les documents. Ce qui nous a amené à faire l'acquisition de tablettes tactiles à destination des adjoints et des conseillers afin de réduire l'impression du papier. Mais aussi établir un nouveau processus pour la convocation et l'exploitation des documents.

Le logiciel IDELIBRE nous permet de créer des listes de diffusion et de transmettre facilement des demandes de convocation associées à des pièces jointes hébergées en ligne (accessibles avec une authentification).
Chacune des tablettes disposent de l'application mobile IDELIBRE et d'une boite de réception nominative "mairie" pour réceptionner les e-mails.
Les adjoints et conseillers reçoivent un e-mail à l'approche d'un conseil municipal qui contient un lien vers la plateforme IDELIBRE. Lorsque l'on clic sur ce lien nous sommes redirigé vers un espace qui nous est dédié (au travers d'une authentification) et qui nous permet d'accéder à tous les documents nécessaires pour le conseil municipal.
Ces documents sont consultables au travers de la tablette. L'application mobile permet aussi d’interagir pour faire un commentaire, signaler éventuellement son absence à cette session ou répondre à des questions établis par l'organisateur.

Il n'est donc plus nécessaire à l'adjoint ou le conseiller d'imprimer tous les documents, il lui suffit simplement de se présenter au conseil municipal avec sa tablette chargée et consulter les documents en direct.
Un réseau wifi est accessible dans la salle du conseil municipal, celui-ci est pré-paramétré sur les tablettes ce qui facilite le processus.

Le logiciel IDELIBRE permet d'horodater la date d'envoi d'une convocation, mais aussi la lecture de la notification, et la prise de connaissance des documents. La prise en main est relativement simple et les retours suite à l'utilisation sont plutôt positifs.

Pour ce qui concerne les commissions d'appel d'offres, la même méthode est utilisée et permet de réaliser le même type d'économie tout en optimisant les circuits.